1. Politika.

SIA „Sertifikācijas centrs” Kvalitātes Sistēmu Sertificēšanas Centra politika  ir sertificēt kvalitātes, vides, darba drošības un energo  pārvaldības sistēmas uzņēmumos, lai uzņēmumi veicinātu savu darbību saskaņā ar attiecīgu standartu prasībām un citiem normatīviem aktiem.

Kvalitātes Sistēmu Sertificēšanas Centrs vadības galvenais uzstādījums ir jebkāda potenciāla interešu konflikta izslēgšanu, lai nodrošinātu  sertifikācijas pakalpojumu neietekmējamību.

Kvalitātes Sistēmu Sertificēšanas Centrs savu darbību īsteno ievērojot Latvijas Republikas  normatīvos aktus, starptautisko standartu prasības un ieinteresēto ārējo un iekšējo pušu prasības.

2. Sertifikācija

Sertifikācijas cikls - sertifikācijas darbības periods, kas sākas ar sertifikācijas apstiprināšanas datumu un ilgst trīs (3) gadus, atskaitot vienu (1) dienu.

Audita cikls – laika periods, kādā tiek veikti uzraudzības auditi un nākošais pārsertifikācijas audits. Auditu regularitātes noteikšanai par atskaites datumu tiek uzskatīts 2. stadijas vai iepriekšējās pārsertifikācijas audita pēdējais datums nevis pēdējās uzraudzības audita datums.

Sertifikācija, atbilstoši klienta izvēlētajam vienam vai vairākiem standartiem, neaizstāj un neatbrīvo Klienta atbildību par uz sertificēto darbības sfēru attiecināmo LR likumdošanas un citu prasību izpildi.

Viena audita vieta – viena vieta un/vai adrese, kurā tiek sniegts sertifikācijas pakalpojums. Vairākas audita vietas – vairāk par divām (2) vietām un/vai adresēm, kurās tiek sniegti sertifikācijas pakalpojumi.

Sertifikācijas Neatbilstību gradācija:

Būtiska neatbilstība – uzskata dokumentālu pierādījumu, dokumentālu pierādījuma vai procesa izpildījuma iztrūkumu, kas apšauba, kādu sertificēšanas kritērija  sistemātisku izpildes iespēju.

Nebūtiska neatbilstība –  uzskata gadījuma neatbilstība, kura neapšauba sistēmas elementa vai vadības sistēmas funkcionalitāti, trūkst dokumentētas informācijas nepieejamība.

Novērojums - uzskata auditā konstatētos gadījuma rakstura nesaskaņu starp Klienta uzņēmuma izpildījumu un sertificēšanas kritērijiem, vai prasībām,  ko nosaka Klienta uzņēmuma sistēma, kas neapšauba Klienta uzņēmuma sistēmas darbības atbilstību sertificēšanas kritērijiem

2.1. Piedāvājums sertifikācijas veikšanai

SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC sagatavo un nosūta Klientam piedāvājumu izvēlētās sertifikācijas veikšanai, balstoties uz Klienta pieprasījumu un rakstiski vai mutiski sniegto informāciju par Klienta uzņēmumu, izvēlēto standartu un sertifikācijas sfēru.

Ja jebkura turpmāka informācija, ko sniedz Klients ir neprecīza, SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC patur tiesības attiecīgi koriģēt piedāvājumu un/vai līgumu, lai nodrošinātu atbilstību iepriekšminētiem nosacījumiem. SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC piedāvājumā ir norādīta audita programma - 1.un 2. stadijas auditi vai pārsertifikācijas audits un sekojošo uzraudzības auditu skaits.

Lai nodrošinātu nepārtrauktu sertifikācijas spēkā esamību, pārsertifikācijas auditam un tam sekojošai lēmuma pieņemšanai (nākošā sertifikācijas trīs gadu cikla apstiprinājums) ir jānotiek pirms esošā sertifikāta derīguma termiņa beigām. Piedāvājumā tiek norādītas izmaksas trīs (3) gadu periodam. Izmaksas neietver maksu par speciālo uzraudzības vizīti, kas var tikt noteikta kādā no sertifikācijas vai uzraudzības auditiem. Katram nākošajam trīs (3) gadu pārsertifikācijas ciklam vai jauna standarta sertifikācijai tiek sagatavots atsevišķs piedāvājums, veicot par klientu esošās informācijas aktualizāciju. Piedāvājums tiek uzskatīts par apstiprinātu, kad tas tiek atsūtīts apstiprinājums pa e-pastu no Klienta puses un ir saņemts SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC. Piedāvājums vai vairāki piedāvājumi ir neatņemama starp SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC un Klientu noslēgtā līguma sastāvdaļa. SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC ir Latvijas Nacionālā akreditācijas biroja LATAK akreditēta pārvaldības sistēmu sertifikācijas institūcija.

2.2.. Līguma slēgšana

Pēc Klienta parakstīta piedāvājuma saņemšanas SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC sagatavo līgumu par savstarpējo sadarbību sertifikācijas pakalpojumu veikšanai.

Ja Klienta uzņēmumā ir noteikta specifiska līguma forma, SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC izskata iespēju lietot šo līguma formu par piedāvājumā apstiprināto sertifikācijas pakalpojumu (ieskaitot audita programmu un piedāvājumā atrunātos finansiālos nosacījumus) sniegšanu. Pēc abpusējas līguma parakstīšanas pie katras no pusēm glabājas pa vienam līguma oriģināla eksemplāram.

2.3. Audita sagatavošana un iesniedzamie dokumenti

Audita aptuvenais norises laiks tiek saskaņots piedāvājuma sagatavošanas un apstiprināšanas laikā, kā arī nepieciešamības gadījumā precizēts. Audita atcelšanas un pārcelšanas laiki tiek atrunāti līgumā. Klients var iesniegt sev vēlamo auditu norises datumu, par to paziņojot rakstiski Vadošam auditoram. SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC patur tiesības plānot audita norises laikus, tos saskaņojot ar Klientu, bet nepārsniedzot līgumā atrunātos laika intervālus.

Divas (2) nedēļas pirms saskaņotā sertifikācijas / pārsertifikācijas audita datuma SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC nozīmētais audita komandas vadītājs vai vadošais auditors sazinās ar Klientu un vienojas par auditam nepieciešamo dokumentāciju un audita norises detaļām, kā piem., loģistika, apmeklējuma objekti, citas specifiskas prasības (piem., muitas zona un/vai tamlīdzīgi).

Divas (2) nedēļas pirms saskaņotā sertifikācijas audita datuma sertifikācijas / pārsertifikācijas veikšanai Klients iesniedz sertificējamās pārvaldības/ vadības sistēmas Rokasgrāmatu (ISO 9001 izpratnē) un/vai citu dokumentāciju atbilstoši izvēlētai sertifikācijai.

Uzraudzības auditu sagatavošanai SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC nozīmētais auditors sazinās ar Klientu vienu (1) nedēļu pirms saskaņotā uzraudzības audita datuma par audita sagatavošanai nepieciešamās informācijas ieguvi.

Klientam ir pienākums informēt SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC par uzņēmumā notikušām strukturālajām un sertifikācijas sfēras izmaiņām kopš pēdējās audita dienas.

Kur tas nepieciešams, Klientam ir pienākums iegūt un uzturēt visas vajadzīgās licences un atļaujas un ievērot pastāvošo likumdošanu attiecībā uz darbības sfēru, tai skaitā Klienta iekārtu, aprīkojuma lietošanu.

Kad uzņēmumam ir vairākas atrašanās vietas vai pagaidu atrašanās vietas, bet veikt auditu nav iesējams, no uzņēmuma vadītāja jāsaņem rakstisko paskaidrojumu par iemesliem kāpēc nav iespējams veikt auditu. Nākošajā uzraudzības vizīte obligāti jāpārbauda filiāli vai pagaidu atrašanas vietas. Ja šī prasība netiek ievērota, tad filiāli jāizņem no uzņēmuma sertificēšanas jomas.

2.4. Audita plāns

Ne ātrāk kā divas (2) nedēļas pirms saskaņotā sertifikācijas / pārsertifikācijas audita datuma un aptuveni vienu ( 1) nedēļu pirms kārtējā uzraudzības audita SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC nozīmētais audita komandas vadītājs vai vadošais auditors sazinās ar Klientu un pēc nepieciešamās dokumentācijas saņemšanas sagatavo un nosūta dokumentētu audita plānu.

Klientam ir tiesības ieteikt papildinājumus un izmaiņas audita plānā, ja nepieciešams, tās saskaņojot ar auditoru.

Audita plāns var tikt mainīts operatīvi audita norises laikā, ja audita komandas vadītājs vai vadošais auditors to uzskata par nepieciešamību atbilstoši situācijai (ārkārtas situācijas konstatācija, nepieciešama papildus informācija audita sekmīgai īstenošanai u.c.). Par audita plānā ietverto struktūrvienību izvēli, auditējamo vietu skaitu un interviju ilgumu atbild SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC nozīmētais auditors.

Audita plānā norādītās standarta/u prasības ir informatīvas. Audita laikā auditors ir tiesīgs pieņemt lēmumu par plānā iepriekš minētu prasību neizskatīšanu vai citu plānā neminētu prasību izskatīšanu. Prasības, kuras nav saistošas auditējamajai struktūrvienībai vai auditējamajam darbiniekam, netiek auditētas.

2.5.

1. Stadijas audits

1. stadijas audita mērķis ir:

• · Veikt Klienta vadības sistēmas vispārēju novērtējumu, dokumentācijas auditu. Salīdzināt to ar darbības jomu;
• · Novērtēt Klienta darbības vietu, kā arī iepazīties ar specifiskiem tās nosacījumiem;
• · Novērtēt specifiskos darbības aspektus, iekārtas, personālu, kompetenci, likumdošanas un citu reglamentējošo prasību esamību;
• · Pārliecināties par sertifikācijai pieteikto darbības sfēras un uzņēmuma darbības savstarpējo atbilstību;
• · Pārliecināties, vai pareizi ir noteikti izņēmumi no sertificējamās darbības sfēras, ja tādi ir;
• · Novērtēt un izprast nepieciešamo auditoru komandas kompetenci 2. stadijas audita plānošanai un veikšanai;
• · Novērtēt, vai ir veikts vai tikai ieplānots pilns Klienta vadības sistēmas iekšējais audits un ir veikts Pārvaldības pārskats;
• · Novērtēt klienta saprašanu par standartu un par pārvaldības sistēmu ieskaitot mērķus, procesus, procedūras, svarīgus aspektus;
• · Novērtēt Klienta Vadības sistēmas gatavību 2. stadijas auditam.

Pēc 1. stadijas audita pabeigšanas Klients saņem dokumentētu 1. stadijas audita ziņojumu, tai skaitā audita novērojumus un/vai neatbilstības, ja tādas tiek konstatētas vai informāciju par potenciāli iespējamām neatbilstībām 2.stadijas audita laikā. Audita ziņojums var tikt iesniegts audita noslēgumā vai arī ne vēlāk kā septiņas (7) dienas pēc audita veikšanas.

Ja 1. stadijas audita laikā nav iespējams pārliecināties par augstāk minēto informāciju, auditoram ir tiesības noteikt atkārtotu 1. stadijas auditu atbilstoši veicamajam darbu apjomam. Nepieciešamais laika intervāls starp 1.stadijas un 2. stadijas auditiem tiek noteikts, balstoties uz 1.stadijas audita laikā iegūtā Klienta vadības sistēmas novērtējuma rezultātiem. 2. stadijas audita pirmā diena nedrīkst būt vēlāk kā 180 dienas, skaitot no 1. stadijas audita pēdējās dienas.

 Ja 1. stadijas un 2. stadijas auditi tiek plānoti viens pēc otra bez laika intervāla pārtraukuma starp tiem, SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC auditoram/iem ir tiesības pārtraukt auditu un atlikt 2. stadijas audita norisi uz Klienta rēķina, ja 1. stadijas audita laikā tiek konstatētas būtiskas neatbilstības, kas nepieļauj sertifikācijas tālāku virzību pirms to novēršanas.

2.6.        

2. Stadijas audits

2. stadijas audita mērķis ir pārliecināties par Klienta vadības sistēmas atbilstību izvēlētā standarta prasībām.

Pēc 2. stadijas audita pabeigšanas Klients saņem dokumentētu 2. stadijas audita ziņojumu, kā arī apkopojumu par 1. un 2. stadijas auditiem, tai skaitā neatbilstības, ja tādas ir konstatētas 2. stadijas audita laikā. Audita ziņojums tiek iesniegts audita noslēgumā, vai arī ne vēlāk kā septiņas (7) dienas pēc audita pēdējās dienas.

Ja 2. stadijas audita laikā tiek konstatētas neatbilstības, Vadošais auditors, izvērtējot lietas būtību, ir tiesīgs noteikt speciālo uzraudzības vizīti ar vai bez auditora atgriešanos uzņēmumā, lai pārliecinātos par paveiktajām korektīvajām darbībām.

Pēc sekmīga audita pabeigšanas Vadošais auditors dod slēdzienu par vadības sistēmas atbilstību izvēlētajam standartam un rekomendē sertifikācijas/ pārsertifikācijas apstiprināšanu.

2.7. Uzraudzības audits

Lai pārliecinātos par sertificētās vadības sistēmas nepārtrauktu darbību un pilnveidi, SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC sertifikācijas cikla laikā ar Uzraudzības auditu palīdzību veic atbilstības novērtēšanu pie Klienta uzņēmumā. Uzraudzības auditi var tikt veikti ik pēc sešiem (6), deviņiem (9), bet ne vēlāk kā divpadsmit (12) mēnešiem, atbilstoši sertifikācijas piedāvājumā apstiprinātajai regularitātei. Uzraudzības audita mērķis ir gūt apliecinājumu, ka:

• · Klienta vadības sistēma tiek pilnveidota ( mērķu, pilnveidojumu izpilde) un atbilst izvēlētā standarta prasībām;
• · Auditā novērtē, vai ir notikušas kādas izmaiņas uzņēmumā, tai skaitā darbības sfērā;
• · Iekšējā audita un pārvaldības pārskata rezultātu izvērtējums;
• · Pārliecinās par korektīvo darbību efektivitāti;
• · Neatbilstību vadību, ja piemērojams;
• · Sūdzību esamību un to vadību, ja piemērojams;
• · Sertifikācijas logo izmantošanu.

 Pirmajam uzraudzības auditam ir jānotiek ne vēlāk kā divpadsmit (12) mēnešu laikā pēc 2. stadijas audita pēdējās dienas. Laika periods starp kārtējiem uzraudzības auditiem - divpadsmit (12) mēneši. Ja uzraudzības audits nenotiek plānotajā laika intervālā, Klientam tiek piemērota sertifikācijas īslaicīga aizturēšana uz trīs (3) mēnešiem. SIA “Sertifikācijas Centrs” ir tiesības noteikt speciālo uzraudzības vizīti, lai atjaunotu sertifikāta darbību.

2.8. Pārsertifikācijas audits

Lai nodrošinātu nepārtrauktu sertifikācijas spēkā esamību, pārsertifikācijas auditam un tam sekojošai lēmuma pieņemšanai (nākošā sertifikācijas trīs gadu cikla apstiprinājums) ir jānotiek pirms esošā sertifikāta derīguma termiņa beigām.

Ja pārsertifikācijas audita laikā tiek konstatēta/-as neatbilstības, to novēršanai tiek dots laika periods, kāds ir atlicis līdz spēkā esošā sertifikāta derīguma termiņa beigām, bet ne vairāk kā deviņdesmit (90) dienas. Laika periodā līdz spēkā esošā sertifikāta derīguma termiņa beigām ir jāveic pārsertifikācijas audits, jānovērš neatbilstības, ja piemērojams, ir jānoslēdz audita ziņojums, ir jāsagatavo un jāpieņem pārsertifikācijas audita lēmums. Rekomendējamais pārsertifikācijas audita norises laiks ir aptuveni trīs (3) mēnešus pirms esošā sertifikāta derīguma termiņa beigām vai ātrāk.

Ja kāda no minētajām darbībām netiek veikta savlaicīgi augstākminētajā laika intervālā, sertifikācija tiek uzskatīta par pārtrauktu. Jebkura turpmākā sertifikācija tiek uzskatīta par jaunu, t.i., nesaglabājas sākotnējais sertifikācijas datums, ir jāveic atkārtots 1. stadijas audits.

Pārsertifikācijas audita mērķis ir gūt apliecinājumu, ka:

• Klienta vadības sistēmas nepārtrauktas atbilstības apliecinājums kā arī efektivitātes apliecinājums un vadības sistēmas nepārtrauktais pielietojums sertifikācijas jomā.

• Klienta vadības sistēma turpina atbilstību tiek pastāvīgi pilnveidota un atbilst izvēlētā standarta/-u prasībām
• Klienta vadības sistēma tiek pastāvīgi pilnveidota un atbilst izvēlētā standarta/-u prasībām
• Atbilst pieteiktajai darbības sfērai, tai skaitā notikušām izmaiņām
• Veicina uzņēmuma noteikto mērķu izpildi.

Ja Klienta uzņēmumā ir notikušas būtiskas izmaiņas (mainīta darbība sfēra, atšķirīgas produkcijas ražošana no iepriekšējā sertifikācijas ciklā apskatītās, mainīta atrašanās vieta, jaunas ražotnes, izmaiņas procesos u.c.)

Pārsertifikācijas darbībai jāiekļauj:

• Iepriekšēju uzraudzības auditu ziņojumu pārskats, kā arī novērtēt vadības sistēmas izpildījumu visā sertificēšanas ciklā.
• Pārsertificēšana tiek īstenots tādā pašā kārtībā, kā sertificēšana tikai bez sākotnējās vizītes un ievērojot sekojošas atšķirības:

• Jāpārliecinās par Klienta kvalitātes sistēmas izmaiņām un jāpieprasa aktuālus sistēmas dokumentus.
• Pārsertificēšanas auditam un darbībām jāīsteno laika posmā no 3 mēneši pirms sertifikāta termiņa izbeigšanas datumam.
• Gadījumā, ja pārsertificēšanas  audita darbi tiek pabeigti pirms sertifikāta derīguma termiņa, tad jaunā sertifikāta derīguma termiņš var pamatoties uz esošā sertifikāta derīguma termiņu. Jaunā sertifikāta izdošanas datumam jābūt ar lēmuma pieņemšanas datumu vai pēc.
• Gadījumā, ja ja pārsertificēšanas  audita darbi netiek pabeigti pilnā apmērā pirms sertifikāta derīguma termiņa vai korekcijas un korektīvās darbības netiek pabeigtas, tad sertifikāta derīguma termiņu pagarināt nedrīkst. Klientu jāinformē par šo situāciju un jāpaskaidro par izrietošām sekām.

Noilguša sertifikāta atjaunošanu var veikt 6 mēnešu laikā ar nosacījumu ka visas re-sertificēšanas audita darbības tiek pabeigtas, pretēja gadījumā jāveic 2. Stadijas auditu. Šajā gadījumā sertifikāta izdošanas datumam jābūt ar lēmumu par re-sertificēšanu vai vēlāku datumu. Sertifikāta derīguma termiņam jābūt saskaņā ar iepriekšējā sertifikāta darbības ciklu.

2.9. Speciālā uzraudzības vizīte. (Papildaudits)

 Speciālā uzraudzības vizīte tiek noteikta, ja kādā no audita etapiem tiek konstatēta neatbilstība, kuras noslēgšanai ir nepieciešama atkārtota atgriešanās Klienta uzņēmumā, lai pārliecinātos par paveiktajām korektīvajām darbībām un to efektivitāti. Nepieciešamība veikt speciālo uzraudzības vizīti var rasties gadījumos, ja Klients vēlas paplašināt savu darbības sfēru, radušās ievērojamas izmaiņas

SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC var noteikt Speciālo uzraudzības vizīti sertifikācijas saglabāšanai, ja tiek piemērota īslaicīga sertifikācijas pārtraukšana.

2. 10. Ārkārtas audits.

Klienta vadības sistēmā. SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC var noteikt Ārkārtas uzraudzības vizīti ārējas sūdzības saņemšanas gadījumā, publiski izskanējusi informācija,  piem., par sertifikācijas nosacījumu pārkāpšanu.

2.11. Audita norise

Audits sastāv no sekojošiem elementiem:

• Atklāšanas sanāksmes, kurā, piedaloties Klienta vadības pārstāvjiem, tiek apstiprināta sertifikācijas darbības sfēra un izskaidrota audita norises kārtība;
• Audita intervijām, vietu apmeklējumiem, dokumentu un pierakstu auditu;
• Audita rezultātu apkopojumu, tai skaitā atbilstības novērtējums, iespējamie pilnveidojumi, kā arī neatbilstību noformēšana. Ja audita laikā tiek konstatētas neatbilstības, tās tiek noformētas SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC neatbilstību ziņojuma formā;
• Audita ziņojuma sagatavošanas un iesniegšanas klientam;
• Noslēguma sanāksmes, kurā Klienta (vadības) pārstāvjiem tiek darīti zināmi apkopotie audita rezultāti un audita slēdziens, kā arī tiek panākta vienota izpratne par Klienta tālākajām rīcībām (laikiem) saistībā ar veicamajām korektīvām darbībām, ja tādas ir nepieciešamas.

• Noslēguma sanāksmes laikā tie noskaidrota sertifikācijas procesa tālākā virzība (sertifikācijas apstiprināšana, sertifikāta izsniegšanas kārtība, precizētas nākošā uzraudzības audita iespējamās specifiskās nianses, pārsertifikācijas audita sagatavošana un veikšana).
• Jāinformē par sūdzību un apelācijas procesu ka arī jāinformē klientu par to, ka iegūtie audita apliecinājumi uz izlases veida paraugiem, tādejādi radot nenoteiktību. 

• Katra audita nobeigumā ne vēlāk kā septiņas (7) dienas pēc audita pabeigšanas tiek sagatavots un Klientam iesniegts dokumentēts audita ziņojums.

2.12. Korektīvās darbības.

Ja audita laikā tiek konstatētas neatbilstības, tās tiek noformētas SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC neatbilstību ziņojuma formā un ir neatņemama audita ziņojuma sastāvdaļa.

Aizpildītā(-ās) forma (-as) kopā ar dokumentāliem apliecinājumiem, kas demonstrē veiktās korektīvās darbības, jāiesniedz SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC izskatīšanai. Tas var notikt:

1. Korektīvās darbības veikšana audita norises laikā. Šajā gadījumā, neatbilstības forma var tikt aizpildīta un slēgta audita noslēguma sanāksmes laikā.
2. Korektīvās darbības, kuras ir identificētas kā nebūtiskas neatbilstības, iekļaujot iemesla analīzi, ir sīki izklāstītas rīcības plānā un paredzētās rīcības Auditora izskatītas. Atzītas par apmierinošām, tās tiek izskatītas nākošajā paredzētajā vizītē.
3. Korektīvās darbības, kas ir identificētas kā būtiskas, jānovērš nekavējoties, iekļaujot iemesla analīzi, un KSSC auditors novērtē veiktos pasākumus 30 dienu laikā. Ja būtiskas neatbilstības netiek novērstas noteiktajā laikā, SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC ir tiesības noteikt papildus uzraudzības vizīti ar atgriešanos uzņēmumā. Šajā gadījumā, izmaksas, kuras saistītas ar papildus auditu, tiek aprēķinātas pēc auditā patērētā cilvēkdienu skaita. Kā arī KSSC auditors var veikt atkārtotu auditu (follow up visit) 90 dienu laikā, lai apstiprinātu veiktās darbības, novērtētu to efektivitāti un noteiktu, vai organizācijai var tikt izsniegts sertifikāts vai arī turpināts tā derīguma termiņš.

Pārsertifikācijas audita gadījumā skat. 2.9. sadaļā minētos laika ierobežojumus.

Korektīvo darbību efektivitātes novērtējums tiek veikts nākošajā auditā.

2.13. Akreditācijas iestādes piekļuve

Iepriekš saskaņojot, Klientam ir jānodrošina SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC uzraugošās akreditācijas institūcijas vai to pārstāvju piekļuvi jebkurā audita vai uzraudzības norises stadijā. Akreditācijas institūcijas vai tās pārstāvju darbības mērķis ir gūt apliecinājumu par sertifikācijas procesa atbilstību ISO 17021:2015 standarta prasībām atbilstoši vadības sistēmas sertifikācijai, piem. LATAK.

2.14. Sertifikācijas sabiedrības logo lietošana

Sertifikācijas/ pārsertifikācijas apstiprinājuma gadījumā, SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC izdod Klientam atbilstības sertifikātu, norādot standartu, pēc kura tika veikts audits, un darbības sfēru. Atbilstības sertifikāts ir derīgs trīs (3) gadus mīnus viena (1) diena, skaitot no sertifikācijas lēmuma pieņemšanas dienas jaunas sertifikācijas audita gadījumā vai trīs (3) gadus, skaitot no spēkā esošā sertifikāta derīguma termiņa beigām pārsertifikācijas audita gadījumā.

Sertifikāta izdošana neatbrīvo Klientu no tā saistībām attiecībā uz pakalpojumiem vai produktiem, kas iekļauti vadības sistēmas ietvaros.

 Klientam izsniegtais sertifikāts satur atbilstošu izvēlētās akreditācijas logo. Klientam nav tiesības lietot Akreditācijas logo.

Klients var izmantot SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC logo saskaņā ar SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC logo lietošanas instrukciju, kuru Klients saņem elektroniskā formā, kā arī tā ir pieejama SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC mājas lapā www.persc.lv . Klients ir pilnībā atbildīgs par logo lietošanas noteikumu ievērošanu (logo izmēri, krāsas, proporcijas, izvietošanas vietas u.c.).

SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC Logo nedrīkst tikt izmantots uz produkcijas ( testu, analīžu veidlapām) vai tikt izmantots veidā, kas varētu likt pārprast, par ko ir piešķirts sertifikāts.) Sertificēta ir Klienta vadības sistēma, bet ne tā produkcija. Logo lietošana tiks auditēta uzraudzības un pārsertifikācijas auditos.

2.15. Izmaiņas klienta vadības sistēmā

Ja sertifikācijas cikla laikā notikušas būtiskas izmaiņas Klienta ražotās produkcijas klāstā vai sniegtajos pakalpojumos, kas var ietekmēt sertificēto vadības sistēmu/as, vai radušies apstākļi, kas var iespaidot sertifikācijas spēkā esamību (adrešu/vietu maiņa, jaunas adreses/vietas, izmaiņas procesos, vadības maiņa, izmaiņas darbības sfērā, izmaiņas darbinieku skaitā utt.), tad savlaicīgi, pirms kārtējā audita, par šīm izmaiņām jāinformē.). SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC. Nepieciešamības gadījumā var tikt noteikta Speciālā uzraudzības vizīte vai sfēras izmaiņu audits. Speciālās uzraudzības vizītes var arī tikt veiktas, lai pārbaudītu sūdzības, kas saņemtas par Klientu.

Ja Klients veicis nelielas izmaiņas vadības sistēmā, dokumentācijā, tad šīs izmaiņas tiks novērtētas kārtējās Uzraudzības vizītes (audita) laikā. Izmaiņas Klienta rokasgrāmatā tiks pārskatītas un novērtētas kārtējās Uzraudzības vizītes (audita) laikā.

2.16. Sertifikāta apturēšana uz laiku, atcelšana un anulēšana

SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC ir tiesības jebkurā brīdī trīs (3) gadu laika periodā Sertifikāta darbību apturēt uz laiku  ja:

•  netiek izpildītas sertifikācijas prasības, uzraudzības auditā konstatēta viena vai vairākas būtiskas neatbilstības, kas nav novērstas noteiktā laikā,
• klients nav veicis pietiekamas korektīvās darbības, lai novērstu iepriekš konstatētās neatbilstības vai korektīvo pasākumu īstenošana nav notikusi noteiktā laikā.
• tiek konstatēta nepareiza SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC logo vai atbilstības sertifikāta lietošana

SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC ir tiesības jebkurā brīdī trīs (3) gadu laika periodā Sertifikāta darbību atcelšanu,  ja:

• klienta vadības sistēmas sertifikācijas atcelšanu ar tam sekojošu izsniegto sertifikātu atgriešanas pieprasījumu un liegumu izmantot sertifikācijas zīmi.

    Atcelšana parasti ir nākamais solis pēc sertifikācijas apturēšanas un tā tiek piemērota gadījumos,    ja netiek iegūti apliecinājumi par efektīvi veiktām korektīvām darbībām.

SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC ir tiesības jebkurā brīdī trīs (3) gadu laika periodā Sertifikāta darbību anulēt,  ja:

• sertifikācijas līgumā atrunāto finansiālo saistību neievērošana
• klienta vadības sistēmas sertifikācijas līguma pārtraukšana un sertifikācijas anulēšana līgumā noteiktajā kārtībā.

SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC darīs visu iespējamo, lai Klients varētu veikt nepieciešamās korektīvās darbības. SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC ir tiesības publicēt informāciju par Klienta Sertifikāta darbības aizturēšanu uz laiku, atņemšanu vai anulēšanu.

Ja sertifikācijas cikla laikā Klients izlemj pārtraukt vadības sistēmas sertifikācijas uzturēšanu vai uzskata par neiespējamu to turpināt, tad minētās informācijas saņemšana būs par pamatu sertifikācijas pārtraukšanai un sertifikāta anulēšanai. Pārtraucot sertifikāciju cikla laikā, Klientam ir jāatgriež sertifikāta/u oriģināli SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC.

Ja tiek pārsniegts divpadsmit (12) mēnešu laika intervāls uzraudzības auditu veikšanai, tad Klientam tiek piemērota sertifikācijas īslaicīga aizturēšana uz trīs mēnešiem. Klients tiek brīdināts rakstiski par sertifikācijas īslaicīgu aizturēšanu, kuras laikā Klients nedrīkst aktīvi reklamēt un lietot mārketinga nolūkiem iegūtos sertifikātus. Sertifikācijas atjaunošanai var tikt noteikta speciālā uzraudzības vizīte. Sertifikācijas atjaunošanai SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC un Klients vienojas par uzraudzības auditu šo trīs (3) mēnešu laikā.

Līguma laušanas gadījumā Klientam ir pienākums nekavējoties samaksāt SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC visus SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC izrakstītos nenomaksātos rēķinus un procentus, ja tādi ir piemērojami. Attiecībā uz sertifikācijas pakalpojumiem, kuri tika sniegti, bet vēl netika izrakstīts rēķins, SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC ir tiesības izrakstīt rēķinu ar nekavējošu samaksas termiņu.

Sertifikāta atsaukšanas gadījumā KSSC direktors informē klientu par sertifikāta atsaukšanu nosūtot vēstuli uz e-pastu, kurā informē par sertifikāta darbības patraukšanu. Attiecīgo informāciju ar firmas nosaukumu un darbības sfēru KSSC direktors publicē savā tīmekļa vietnē www.persc.lv.

2.17. Apelācijas

Klients var iesniegt apelāciju SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC birojā vai nosūtot uz e-pastā ; info@persc.lv sekojošos gadījumos:

• klienta sertifikācijas iesnieguma noraidīšana;

• kļūda rekomendētajā sertifikācijā;

• sertifikāta aizturēšana uz laiku, atņemšana vai anulēšana;

• trešās puses apelācijas sūdzība pret Sertifikāta piešķiršanu.

Klients var rīkoties atbilstoši SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC procedūrai, kura ir pieejama SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC mājas lapā www.persc.lv vai kuras kopiju var saņemt SIA “Sertifikācijas Centrs” KSSC birojā pēc rakstiska pieprasījuma.

2.18. Konfidencialitāte

Izņemot likumdošanā noteiktos gadījumus, SIA “Sertifikācijas Centrs” uzskatīs par stingri konfidenciālu informāciju, kas iegūta Klienta vadības sistēmas Sertifikācijas procesa laikā un neizpaudīs to trešajām personām bez iepriekšēja Klienta rakstiskas piekrišanas.

2.19. Sertificēšanas logo lietošanas noteikumi – instrukcija.

Klients, kas ir saņēmis SIA “Sertifikācijas Centrs” izsniegtu vadības sistēmas sertifikātu, iegūst tiesības izmantot SIA “Sertifikācijas Centrs” sertifikācijas logo, kas apliecina uzņēmuma vadības sistēmas atbilstību sertifikātā norādītā standarta prasībām.

Sertificētie uzņēmumi var informēt savus klientus un sadarbības partnerus par sertificēto vadības sistēmu, lietojot SIA “Sertifikācijas Centrs” sertifikācijas logo uz reklāmas materiāliem, vizītkartēm, veidlapām utt.

Izsniegtais sertifikācijas logo jāataino pilnībā un tas ir lietojams tā, lai nerastos maldinošs iespaids, ka ir sertificēts uzņēmuma konkrēts izstrādājums (ražotā produkcija).

2.20. Sertifikāta pārņemšanas process (transfēra) gadījumā.

Sertifikātu var pārņemt no sertificēšanas institūcijām kuram tiek piešķirta valsts akreditācijā saskaņā ar standartu LVS EN ISO/IEC 17021:2015 “Atbilstības novērtēšana. Prasības institūcijām, kas nodrošina pārvaldības sistēmu auditu un sertifikāciju”.

Cenas pie sertifikāta pārņemšanas ir tādas pašas kā standarta uzraudzības auditam saskaņā ar SC apstiprināto cenrādi V KSSC 01 Rīkojums par maksu.

Klientam institūcijā jāiesniedz sekojošus dokumentus:

1.  Pieteikumu sertifikācijai

2. Aktuālā sertifikāta kopija

3. Audita ziņojumus visa sertifikācijas ciklam

SC auditors izvērtē saņemtus dokumentus un sastāda piedāvājumu par sertifikāciju. Pēc līguma noslēgšanas vienojās par audita veikšanas datumu. Uzraudzības vai pārsertifikācjas audits notiek saskaņā ar noteikto kārtību.

2.21. Iekšējā kārtība par sākotnējo vērtēšanu. (Transfēra) gadījumā.

Sākotnēja vērtēšana notiek atbildoši IAF MD 2:2017 dokumenta prasībām.

KSSC sertificēšanas komisija (KSSC direktors un persona ar auditora kvalifikāciju) izskata klienta iesniegto  audita dokumentāciju un sagatavo pārskatu. Ja tiek konstatētas neatbilstības iepriekšējā audita ziņojumā, tad KSSC jāplāno pirms pārņemšanas (turpmāk tekstā “pre-transfer”) vizīti pie klienta, lai apstiprinātu sertifikāciju.

“Pre-transfer” vizīte nav audits.

Prasības sertificēšanas personāls kompetencēm neatšķiras no kopējām noteiktām prasībām visam KSSC sertificēšanas personālam atbilstošo KSSD dokumentiem KRG 05 un PL02 saskaņā ar klienta darbības svēru un sertifikācijas jomu.

Prasības minimālai dokumentētai informācijai kurai jābūt atspoguļotai “Pre-tranfer” pārskatā:

a) Apstiprinājums ka klienta darbības sfēra ir sertificēšanas institūcijas akreditēta jomā;

b) Apstiprinājums ka  sertificēšanas institūcijas akreditēta joma atbilst MLA jomai;

c) Kāds ir iemesls “transfera” pieteikumam;

d) Kādi ir klienta vēlmes “transfera” akreditētai sertifikācijai;

e) Informācija par sākotnēju sertifikāciju  un audita ziņojumu par pēdējo auditu; neatbilstību statusu un citu dokumentāciju par sertifikācijas procesu. Ja minētie dokumenti nav pieejami tas nozīmē, ka klientam jābūt standarta sertificēšanas kārtībai saskaņā ar KSSC sākotnējo sertificēšanas procedūru;

f) informācija par sūdzībām un klienta darbībām attiecībā uz sūdzībām;

g) apsvērums audita programmas un audita plāna sastādīšanai. Izvērtēt iepriekšējās institūcijas audita programmu, ja ir pieejamā. Ja viss ir kārtībā, tad nākošajām sertifikācijas ciklam jābalstās uz iepriekšējo sertifikācijas ciklu;

h) klienta joma atbilst likumdošanas prasībām.

Bet nedrīkst uzsākt transfēra procesu kamēr:

a) korekcijas un korektīvās darbības netiek īstenoti saistībā ar būtiskām neatbilstībām;

b) nav apstiprināts  korekcijas un korektīvo darbības plāns nebūtiskām neatbilstībām;

Gadījumā ja “Pre-transfer” pārskatā tiek identificēti iemesli ka klientam nevar veikt sertifikācijas  “transferu” tas nozīmē ka jāveic standarta sertificēšanas kārtību saskaņā ar KSSC sākotnējo sertificēšanas procedūru. Klientam jāpaskaidro atteikumu “transfera” sertifikācijā. Lēmumu jādokumentē un jāsaglabā.

Ja ir nepieciešami sazināties ar institūciju, kura sākotnēji izsniedza sertifikātu klientam informācijas precizēšanai attiecībā uz veiktiem auditiem un atskaitēm, KSSC direktors kopā ar Klientu raksta oficiālu pieprasījumu institūcijā. Ja  10 darba dienu laikā atbilde netiek saņemta, tad tas nozīmē ka jāveic standarta sertificēšanas kārtību saskaņā ar KSSC sākotnējo sertificēšanas procedūru.

2.22. Attālinātie auditi ārkārtas situācijas gadījumā.

Attālinātais audits ir audits, kas notiek neklātienē ar tiešsaistes komunikācijas platformu starpniecību - Skype. Auditors veic dokumentu un pierādījumu analīzi attālināti, intervē uzņēmuma vadību un darbiniekus tiešsaistē, kā arī ar darbinieku palīdzību apskata caur video (telefona vai videokameras).

Kā notiek attālinātais audits:

• Auditors sagatavo audita plānu – audita plānu saskaņo klients, norādot kuri no uzņēmuma darbiniekiem būs pieejami un kādā formātā uz audita laiku;
• Audita dokumenti – auditors nosūta sarakstu ar nepieciešamajiem dokumentiem, ar kuriem vēlas iepazīties pirms audita vai audita laikā. Uzņēmums laicīgi sagatavo atbildes vai arī rāda tiešsaistē dokumentus vai to paraugu (ievērojot konfidencialitāti) daloties ar ekrānu izvēlētajā tiešsaistes platformā.
• Audita intervijas – auditors intervē uzņēmumā darbiniekus arī caur tiešsaistes platformām. Vislabāk šādas intervijas ir veikt ar ieslēgtu video kameru, lai radītu komfortablāku sajūtu sarunājoties.
• Audita laikā atrastie pierādījumi un neatbilstības jeb ziņojuma sagatavošana – audita laikā auditors joprojām pieraksta novērojumus, pierādījumus un piešķir neatbilstības, ja tādas ir atrastas. Kā arī tiek dots laiks tās novērts iepriekšējā kārtībā.
• Sertifikātu termiņi – ja audits ir noticis veiksmīgs, tad sertifikāts turpina pastāvēt norādītajā termiņā un papildus darbības nav nepieciešamas.

3. Neietekmējamības aizsardzības mehānisms.

• KSSC nesniedz konsultācijas un nepiedalās Klienta produkcijas projektēšanā, ražošanā un realizēšanā.
• Neiesaistās darbības, kuras var apdraudēt sertifikācijas institūcijas rīcības neatkarību, ka tā nepiedalās tirdzniecības darījumos ar precēm vai kļūst par ražotāja pilnvarotiem pārstāvjiem.
• KSSC neapvienojas ar struktūrām kuras var negatīvi ietekmēt uzticību lēmumu pieņemšanas objektivitātei un patstāvīgumam.
• Visi sertifikācijas procesa iesaistītie darbinieki ir apmācīti kvalitātes sistēmas uzturēšanas principiem un apguvuši sertifikācijas procesu atbilstoši reglamentējošo dokumentu prasībām.
• Visi darbinieki un pakalpojumu sniedzēji, kuri piedalās sertifikācijā ir kompetenti un atbilst minimālo būtisko kompetences kritēriju prasībām, kā arī noteiktām kvalifikācijas prasībām.
• Darbinieku, SC shēmu komitejas, ārpakalpojuma sniedzēju pienākums ir neizpaust informāciju, kura iegūta veicot savus pienākumus un dod rakstisku solījumu solījumu neizpaust šo informāciju. Vienošanās noformēta katra darbinieka darba līgumā, formās V KSSC 04, V KSSC 06 un V KSSC 12.
• Kad ir noteikts, pamanīts, vai pierādīts potenciālais interešu konflikts, tad nekavējoties  jāinformē KSSC direktoru.

4.  Risku izvērtējums attiecība uz interešu konfliktiem un neietekmējamību

Kvalitātes Sistēmu Sertificēšanas Centra darbība ir orientēta uz objektīvu un neatkarīgu novērtējumu veikšanu, darba izpildē neietekmējoties no finansiāliem faktoriem.

KSSC nodrošina objektīvu un neatkarīgu sertifikācijas procesu, veicot šādus pasākumus:

• Visi sertificēšanas darbībās iesaistītie darbinieki, auditori un eksperti savā CV sniedz informāciju par savu darba pieredze. Kvalitātes vadītājs apkopo, analizē potenciālos interešu konfliktus un sertifikācijas procesā neiesaista personas, kas var apdraudēt sertifikācijas objektivitāti.
• Visi sertificēšanas darbībās iesaistītie darbinieki un eksperti ar parakstu apliecina, ka visās to darbībās un spriedumos ievēros Kvalitātes Sistēmu Sertificēšanas Centra konfidencialitātes, objektivitātes un neietekmējamības noteikumus V KSSC 04.
• KSSC nodrošina, ka tās lēmumi ir neatkarīgi no citām ieinteresētājām iekšējām vai ārējām pusēm.
• KSSC  atbild par visiem pieņemtajiem lēmumiem, kas saistīts ar sertifikāta piešķiršanu, apturēšanu, anulēšanu, atjaunošanu un sfēras paplašināšanu vai sašaurināšanu.
• Sertifikācijas process paredz rezultātu izsekojamību (pieraksti), kas nodrošinas, ka katrs vērtējums un lēmums ir objektīvs.

5. Konfidencialitāte

KSSC ir noteikta vienota kārtība konfidencialitātes nodrošināšanai:

• Darbinieki ar kuriem ir noslēgts darba līgums kurā ir ietvertas konfidencialitātes un neatkarības saistības, apliecina to ar savu parakstu
• Pakalpojumu sniedzēji - eksperti, auditori parakstot uzņēmuma līgumu apņemas ievērot konfidencialitātes saistības;
• KSSC pakalpojumu līgumu (sadarbības, apakšuzņēmēju, uzņēmēju u.c.) nosacījumos ietvertas prasības konfidencialitātei;
• SC shēmu komiteja paraksta V KSSC 04 Apliecinājumu par neietekmējamību un konfidencialitāti;
• Sertifikācijas darbu ietvaros, vizītē pie klienta auditora un ekspertap ienākums ir atklāšanas sanāksmē informēt klientu par konfidencialitātes saistībām attiecībā uz visu vizītes laikā saņemto informāciju.

KSSC izpauž tikai to informāciju, kas ir noteikta saistošajos normatīvajos aktos un direktīvās.

Visa informācija, kura ir nonākusi KSSC rīcībā par klientu no citām personām, piem.- sūdzības par klientu no uzraugošām institūcijām, tiek uzskaitīta par konfidenciālu ne netiek izpausta trešajām pusēm, ja to nenosaka normatīvie akti.

KSSC konfidencialitātes politika attiecināmā arī uz KSSC shēmu komiteju, apakšlīgumu izpildītāju vai citu fizisku vai juridisku personu darbību, kas veic darbības KSSC uzdevumā.